Деловая переписка является неотъемлемой частью бизнес-этикета. Она способствует налаживанию и упрочнению связей с деловыми партнерами, содействует финансовому росту компании и т. д. Незнание правил деловой переписки может привести к разрыву всех ранее наработанных связей, расторжению выгодных контрактов. Для изучения основ ведения электронной деловой переписки были созданы специальные курсы. Здесь представлены самые важные ее аспекты.

Вся электронная деловая переписка классифицируется:

• Коммерческие и договоры.

• Благодарственные письма и жалобы.

• Письма с извинениями.

• Поздравительную корреспонденцию.

• Письма, содержащие требования и запросы.

• Корреспонденция с соболезнованиями.

Каждому из этих посланий присущи свои правила написания, но существуют определенные постулаты, объединяющие их.

Тонкости ведения электронной деловой переписки

1. Под каждым отправленным письмом должна стоять подпись отправителя с указанием ф. и. о. Информацию про электронную подпись можно найти на сайте http://rosreport.ru/get/.

2. Чтобы электронное письмо дошло до адресата, а не попало в папку спам — следует указать тему.

3. Если к деловой электронной корреспонденции нужно прикрепить файл, нужно в тексте кратко дать к нему пояснение.

4. Любое письмо (это касается не только деловой переписки) необходимо начинать с приветствия и заканчивать благодарствующими за сотрудничество/внимание словами. Про контактные данные тоже забывать не рекомендуется.

5. Обращаться к получателю электронной деловой переписке следует со словами «уважаемый - ая», «господин», "госпожа" и т. д. (далее ф. и. о.).

Структура делового электронного послания должна состоять:

- Вступительной части с приветствием;

- Текст документа;

- Заключительная часть, содержащая подпись и контакты отправителя.

Допускается известить адресата о прибытии срочного и важного документа, а при долгом отсутствии ответа напомнить о нем звонком или повторной отправкой письма.

Этика электронной деловой переписки

Деловой стиль общения с партнерами по бизнесу, конкурентами, инвесторами, кредиторами и т. д. посредствам электронной переписки не допускает жаргонных и двусмысленных выражений.

Доступный литературный стиль с использованием профессиональной терминологии является основой делового написания документов. Умение вежливо кратко и корректно вести деловую переписку ценилось всегда.

Обращение к оппоненту на "ты" как в при личной встрече, так и в деловой переписке воспринимается в кругу бизнесменов как знак неуважения. Исключением является родственные и дружеские отношения между отправителем письма и адресатом и то, только в тех случаях, когда эта переписка не предназначена для третьих лиц.

Автор: Ангелина Морякова