Наиболее удобной формой расчетов за приобретенные ГСМ, на наш взгляд, является приобретение пластиковых карт, для получения которых организация должна заключить с продавцом ГСМ смешанный договор, который будет включать в себя договор купли-продажи топливных карт и ГСМ, а также агентский договор, суть которого в следующем. Организация поручает специализированной организации за вознаграждение и от своего имени, но за счет предоплаты клиента за нефтепродукты оформлять с предприятиями нефтепродуктообеспечения сделки по приобретению ГСМ по топливным картам.

Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам. Поэтому в бухгалтерском учете пластиковые карты отражаются на счете 50, субсчет "Денежные документы", по фактическим затратам на приобретение.

При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ, подтверждающий оплату топлива, - слип или терминальный чек, который водитель передает в бухгалтерию. Авансовый отчет на стоимость заправленного топлива ему составлять не нужно.

Специализированная организация ежемесячно отчитывается о количестве ГСМ, проданных организации в течение месяца. При этом суммы, указанные в ежемесячном отчете продавца ГСМ, должны совпадать с суммами, указанными в слипах (терминальных чеках).

К отчету прилагаются документы на отгрузку ГСМ (накладная или Акт приема-передачи) и счет-фактура. На основании полученных документов организация приходует приобретенные ГСМ и предъявляет "входной" НДС к налоговому вычету.